Kommuner uppgör och låter uppgöra statistik, undersökningar och utredningar för att kunna fatta beslut om hur den service de producerar – och kommunens verksamhet överlag – skall utvecklas. Undersökningarna, utredningarna och statistiken kan göras av kommunen själv eller köpas av en annan producent.

Allt oftare publiceras de också i ett öppet datanätverk och allt mera även som öppen data. Det kan för all del hända att vissa forskningsresultat inte nödvändigtvis gärna publiceras alls om de till exempel skulle inverka negativt på kommunens eller dess beslutsfattares image.

För statistik och forskning behövs det utgångsdata som kan köpas eller fås från statens Statistikcentral eller övrig statlig inrättning som samlar data, eller direkt från Befolkningsregistercentralen. Kommuner kan även själva samla in material genom enkäter eller låta någon annan göra det som köpt tjänst.

Utgångsdata för forskning och statistik innehåller ofta data om privatpersoner eller företag. En del av dem kan ha uppgivits frivilligt vid enkäter, där man vid insamlandet lovar hemlighålla sådana data som gäller privatpersoner eller företag (konfidentiellt). En del utgångsdata fås från uppgifter eller register som staten samlat in i kraft av lag och som insamlats i huvudsak för annat bruk än statistik eller forskning, såsom till exempel Befolkningsregistret. Inte heller i dessa fall är tanken att uppgifter om privatpersoner eller företag skulle publiceras.

Inom en kommunal myndighets statistik- och forskningsverksamhet kan följande frågor uppstå: Skall statistik och forskning utlämnas på begäran eller läggas ut på webben? Skall rönen ges ut som öppen data? Hur hanterar man personuppgifter som ingår i utgångsdata för undersökningar och statistik? Hur kan en privatperson synas i en undersökning eller statistik? Skall man ur utgångsmaterialet ge ut personuppgifter på begäran?

Tillämplig lagstiftning

På hanterandet, behandlingen, av personuppgifter inom myndigheters forskning och statistikföring tillämpas både lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och personuppgiftslagen. Dessa stadgar om hur två sinsemellan delvis motsatta grundrättigheter i grundlagen, nämligen offentlighetsprincipen och integritetsskyddet skall skötas i praktiken.

Personuppgiftslagen stadgar om de allmänna principerna för behandling av personuppgifter, om registrerades rättigheter samt om övervakning av behandlingen av personuppgifter och om påföljder. De allmänna principer för behandlingen av personuppgifter som lagen avser inbegriper aktsamhetsplikt, planering av behandlingen, uppgörande av registerbeskrivning om personregistret och skydd av uppgifterna.

Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (nedan kallad offentlighetslagen) stadgar om när myndigheters handlingar (dokument) blir offentliga, om sekretessbelagda handlingar och om utlämnande av dessa, samt om utlämnande av data ur myndighets personregister.

Statistiklagen stadgar ytterligare om de förfaringssätt och principer vid insamling av data och planering och uppgörande av statistik som tillämpas vid statliga myndigheters statistikföring.

För insamling, utlämnande, skyddande och övrig behandling av data vid uppgörande av statistik tillämpas i statliga myndigheters verksamhet i huvudsak bestämmelserna i offentlighetslagen och personuppgiftslagen.

Forsknings och statistiks offentlighet

Privata forskningsinstitut och forskare får själva avgöra när och vad de offentliggör av sin forskning och dess rön eller om de låter bli. Ingen har rätt att kräva att få använda uppgifter som innehas av en privat inrättning eller forskare.

Om offentlighet och sekretess inom myndigheters, alias statens och kommuners, verksamhet stadgas det i lag. En myndighet kan alltså inte själv bestämma huruvida forskningsrön ges ut i offentligheten eller hålls hemliga. Huvudregeln inom myndighetsverksamhet är offentlighet.

Om undantag till offentlighet, dvs. om sekretess, kan endast stadgas genom lag. Enligt grundlagen har var och en rätt att ta del av myndigheters offentliga handlingar, alltså även forskning eller statistik som är i myndighetens besittning.

Offentlig blir en av myndighet uppgjord forskning eller statistik samt därmed jämförbar självständig utredningshelhet av framlagda alternativ till, motiveringar för och verkningar av en allmänt betydelsefull lösning eller plan då den är färdig för sitt bruksändamål, även då den hänför sig till ett ärende som i övrigt inte är färdigbehandlat.

Man kan alltså inte uppskjuta offentliggörandet av forskning eller statistik tills det ärende som den hänför sig till eller uppgjorts för är färdigbehandlat och i sin helhet givits offentlighet.

En handling som givits åt en myndighet för behandling av ärende eller i ett ärende som eljest hör till dess gebit eller åligganden – alltså även en undersökning eller statistik – blir offentlig när myndigheten erhållit den, såvida lagen inte stadgar annat om handlings offentlighet eller sekretess eller övrig begränsning av information.

Myndigheter är skyldiga att sörja för att deras offentliga handlingar – även undersökningar och statistik – kan hittas på ett smidigt sätt. En begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling skall preciseras tillräckligt noggrant för att myndigheten skall kunna utreda vilken handling den avser.

De som begär en handling skall med diarier och andra register bistås vid preciseringen av de handlingar som de önskar ta del av. Den som begär en handling behöver inte utreda sin identitet eller motivera sin begäran, då det är fråga om en offentlig handling. Sålunda kan vem som helst begära att få se eller få en kopia av även myndigheters undersökningar och statistik då dessa blivit offentliga alias är färdiga för sitt bruksändamål.

Den offentlighet som lagen avser är fortfarande så kallad passiv offentlighet. Det räcker att någon kommer och ber om en myndighets statistik eller forskning. Man får den. Lagen ålägger inte myndigheterna att ge ut sin undersökning eller statistik i ett datanätverk eller offentliggöra dem som öppen data. Det får myndigheterna besluta om själva.

Utgångsdata för forskning och statistik

Integritetsskyddet sköts inom privata forskningsinstituts verksamhet i kraft av dels personuppgiftslagen, dels forskningsinstitutets utfästelser. Personuppgiftslagen reglerar hanteringen, behandlingen, av personuppgifter även inom privat verksamhet.

Privata forskningsinstitut utfäster sig i regel vid insamling av utgångsdata från privata personer att konfidentiellt hålla uppgifterna hemliga, alltså att inte ge ut dem i sådan form att enskilda individer kan identifieras.

I myndigheters forsknings- och statistikverksamhet bygger integritetsskyddet på stadgandena i offentlighetslagen och personuppgiftslagen. Men visst brukar även kommunala myndigheter förbinda sig att hemlighålla enskilda svar som givits frivilligt vid enkäter.

Offentlighetslagen stadgar om sekretessbelagda uppgifter. Om sådana får myndighet inte utlämna information annat än i de undantagsfall lagen nämner. Personuppgiftslagen stadgar allmänt om förutsättningarna för behandlingen av personuppgifter, om känsliga personuppgifter och användning av personuppgifter för historiska och vetenskapliga undersökningar samt statistik. De uppgifter om enskilda personer som enligt offentlighetslagen skall hållas hemliga har samma innehåll som de känsliga personuppgifterna i personuppgiftslagen.

Ovillkorligen hemlighållna är sådana handlingar som givits år statistikmyndigheterna för uppgörande av statistik, likaså handlingar som frivilligt givits åt myndigheter för forskning eller statistikföring. Sekretessbelagda är även uppgifter som beskriver personers ekonomiska ställning, klientskap hos socialvården, handikapp, anlitande av hälsovårdsservice och sexuell inriktning.

Även brottsregisterdata och uppgifter om politisk uppfattning, privat åsikt, föreningsverksamhet, fritidssysslor, familjeliv och övriga personliga förhållanden är sekretessbelagda. Sådana data kan ingå i en undersökning eller statistiks utgångsdata, men de får inte utlämnas.

Personbeteckningen har inte sekretessbelagts, och den är inte i personuppgiftslagen klassad som känslig uppgift, eftersom personbeteckningen inte är i bruk i alla Europeiska unionens länder och personuppgiftslagen bygger på unionens direktiv.

Personbeteckningen har i Finland sin egen betydelse för identifiering av personer. Ovarsam användning eller stor spridning av beteckningen innebär risk för missbruk, och därför innehåller personuppgiftslagen särskilda stadganden om dess användning.

Personbeteckningen får behandlas för historisk eller vetenskaplig forskning eller för statistikföring om en entydig precisering av den registrerade är viktig. Det kan till exempel gälla en undersökning där man en längre tid följer en omständighet eller en utveckling och ifrågavarande omständighet anknyter till de personer som deltar i undersökningen personligen. Vissa undersökningar om hälsotillstånd eller övrig välfärd är ofta sådana.

Personuppgiftslagen ger de allmänna grunderna för behandling av personuppgifter. De lämpar sig i regel inte för forskning och statistikföring. Därför har man skilt stadgat om villkoren för hur personuppgifter får behandlas för historisk och vetenskaplig forskning. Villkoren är att:

- forskningen inte kan bedrivas utan uppgifter med hjälp av vilka personer kan individualiseras och det på grund av det stora antalet uppgifter, uppgifternas ålder eller av någon annan sådan orsak inte är möjligt att inhämta samtycke av de registrerade,

- användningen av personregistret grundas på en tillbörlig forskningsplan och det finns en ansvarig ledare eller en grupp som ansvarar för forskningen,

- personregistret används och ur registret lämnas ut uppgifter enbart för historisk eller vetenskaplig forskning och verksamheten även i övrigt bedrivs så att uppgifter om bestämda personer inte röjs för utomstående, och

- personregistret förstörs eller överförs till arkivering eller uppgifterna i registret ges en sådan ändrad form att den som uppgifterna hänför sig till inte kan identifieras efter det att personuppgifterna inte längre behövs för att bedriva forskningen eller för att säkerställa riktigheten av dess resultat.

Även för behandling av personuppgifter för statistiska syften har grunderna stadgats, nämligen att:

- statistiken inte kan uppgöras eller det informationsbehov som ligger till grund för den inte kan tillgodoses utan att personuppgifter används,

- uppgörandet av statistik hör till den registeransvariges verksamhetsområde, och

- registret används enbart för statistiska syften och uppgifter inte lämnas ut ur registret på ett sådant sätt att de kan hänföras till någon bestämd person, om inte uppgifterna lämnas ut för officiell statistik.

Med andra ord får det inte gå att identifiera enskilda individer i en vetenskaplig undersökning eller statistik. Vad som är ett tillräckligt antal svarare blir ofta aktuellt då man vill göra undersökningar på bl.a. kvartersnivå eller tomt- eller byggnadsvis i ett villaområde. Lagen stadgar inte hur många personer det måste ingå i en undersöknings eller statistiks utgångsdata för att enskilda individer inte skall kunna kännas igen.

Men som allmän princip kunde man konstatera att ju känsligare uppgifter och ju mera avvikande egenskaper det gäller, desto större borde det undersökta området eller antalet svarare vara. Till exempel i enkäter om välfärd på jobbet inom Helsingfors stad ansåg man förr att en gruppstorlek à fem svarare räckte till för att trygga att enskilda svarare inte kunde urskiljas. Numera är ett vanligt minimiantal svarare vid en motsvarande allmän enkät inom hela kommunsektorn 10, och på vissa frågepunkter rentav 50.

Eila Ratasvuori, Jur.lic. och vicehäradshövding, verkar som specialsakkunnig för ledningen vid Helsingfors stads faktacentral och tf. forskningschef. Hon är medlem av den nationella Datasekretessnämnden.